Google Workspace on se paketti, jolla pienyrityksen sähköposti siirtyy osoitteesta etunimi.yritys@gmail.com osoitteeseen etunimi@yritys.fi. Samalla mukaan tulevat jaetut kansiot, dokumentit ja videopalaverit. Arviossa katsomme, onko se edelleen järkevin valinta, kun hinta on noussut.
Arvio lyhyesti
Google Workspace saa arvosanan 8,3/10. Luotettavuudesta ja helppokäyttöisyydestä sitä on vaikea moittia, ja Gmailin roskapostisuodatus on edelleen paras. Pisteitä menee hinnasta, joka on noussut, kun tekoälyominaisuudet on liitetty kaikkiin paketteihin, sekä siitä, että Excel-raskas työ sujuu Sheetsissä kömpelömmin.
Hyvää
- Gmail omalla verkkotunnuksella, tuttu käyttöliittymä
- Jaetut kansiot ja dokumentit toimivat reaaliajassa
- Erinomainen roskapostin suodatus ja käytettävyys
- Hallinta onnistuu ilman IT-osaamista
Huonoa
- Hinta on noussut tekoälyominaisuuksien myötä
- Excel-raskaat tiedostot toimivat Sheetsissä huonommin
- Tuki pääosin englanniksi
Mitä Workspacesta saa
Gmail omalla verkkotunnuksella, kalenteri, Drive-tallennustila, Docs, Sheets ja Slides sekä Meet-videopalaverit. Kaikki toimii selaimessa ja puhelimessa, eikä mitään tarvitse asentaa.
Pienelle yritykselle arvokkainta on jaettu Drive. Tiedostot ovat yrityksen omistuksessa, ei yksittäisen työntekijän. Kun joku lähtee, hänen tiedostonsa eivät katoa hänen mukanaan.
Hinta
Workspace hinnoitellaan käyttäjää kohden kuukaudessa, ja paketit eroavat tallennustilan, videopalaverien osallistujamäärän ja hallintaominaisuuksien osalta. Hinta on noussut viime vuosina, kun Gemini-tekoälyominaisuudet on sisällytetty paketteihin. Yhden tai kahden hengen yritykselle edullisin paketti riittää yleensä hyvin.
Missä Workspace ontuu
Jos asiakkaat ja tilitoimisto lähettävät Excel-tiedostoja makroineen, Sheets ei korvaa Exceliä. Tiedostot aukeavat, mutta monimutkaiset taulukot eivät aina toimi oikein.
Tuki on ensisijaisesti englanniksi, ja sen tavoittaminen voi vaatia kärsivällisyyttä. Onneksi tukea tarvitsee harvoin.
Kenelle Workspace sopii
Pienyritykselle, joka työskentelee selaimessa ja tarvitsee luotettavan sähköpostin ja jaetut tiedostot. Kun käyttäjätunnuksia on useampia, salasanat kannattaa hallita 1Passwordilla, ja ajanvaraukset hoitaa Calendly, joka liittyy suoraan Google-kalenteriin.
Yhteenveto
Google Workspace on pienyrityksen perustyökalu, joka toimii ja jatkaa toimimistaan. Hinnannousu harmittaa, mutta oma sähköposti ja jaettu tallennustila ovat edelleen kuukausimaksunsa arvoisia.
Usein kysyttyä
Google Workspace vai Microsoft 365?
Jos yrityksessä käytetään paljon Excel- ja Word-tiedostoja tai asiakkaat lähettävät niitä, Microsoft 365 on luontevampi. Jos työ tapahtuu selaimessa ja yhteistyö on tärkeintä, Workspace on yksinkertaisempi.
Voiko Google Workspacen ottaa käyttöön ilman IT-tukea?
Voi. Verkkotunnuksen vahvistus ja sähköpostin ohjaus tehdään domainin DNS-asetuksiin, ja Google ohjaa vaiheet läpi. Webhotellin tuki auttaa tarvittaessa DNS-muutoksissa.